Specifika spisové služby resortu Ministerstva obrany se zaměřením na období po přístupu k Severoatlantické alianci do současnosti

Abstract

Pod pojmem spisová služba si většina z nás představí běžnou úřední korespondenci. Ti, kteří s dokumenty pracují, si uvědomují, že se podílejí na jejich správě od samotného vytváření, přes vyřizování, až k jejich uložení, tedy na správě dokumentů po celou dobu jejich životního cyklu. Tyto myšlenky se však týkají té opravdu široké skupiny běžných dokumentů, které nevyžadují odlišný způsob manipulace. Avšak vedle nich existují dokumenty, které podléhají zvláštnímu režimu nakládání, ať už proto, že obsahují utajované informace, informace poskytované v mezinárodních vztazích, jakkoli citlivé nebo něčím specifické vzhledem ke svému obsahu. Manipulace s těmito dokumenty vyžaduje takový režim, aby informace v nich obsažené byly maximálně chráněné. Zabezpečení zvláštního režimu nakládání s takovými dokumenty přináší nároky hned v několika oblastech, nejen v samotné administrativě, ale i po personální stránce, z hlediska jejich fyzické bezpečnosti, nebo při přenosu komunikačními a informačními systémy. Jedním z míst, kde je setkávání se s těmito druhy dokumentů zcela běžné, je rezort Ministerstva obrany, na jehož příkladu je možné se blíže seznámit s touto problematikou a přiblížit si v celé šíři složitost a náročnost manipulace s dokumenty, s nimiž někteří pracují a přicházejí do styku, na jejichž správě se...

When we hear the term records management, many of us envisage official everyday correspondence. Those who work with records realise they are involved in their management from their very creation, through processing, to storage, i.e., records management throughout their lifecycle. However, this relates to a very broad group of standard records that don't require different forms of handling. Yet, there are records that are subject to a special handling regime, either because they contain classified information or information provided in international relations that is sensitive or specific to their content in some way. Handling these records requires a regime that ensures the information contained therein is maximally protected. Establishing a special handling regime for such records presents specific demands in several areas, not only administration itself, but also in terms of personnel, their physical security or transmission via communication and information systems. One place where these kinds of records are quite common is the Ministry of Defence, which can provide further insight into the issue and show the complexity and difficulty of the entire process of handling records with which some people work and come into contact and who are involved in their management with respect to current...